– Jag har en grundmurad kunskap om StaffWell då jag varit med från början, och har länge känt att det borde ut marknaden. För det här är bra, säger Johan Johansson, arbetsmiljöingenjör vid Oxelösund hamn och en viktig nyckelperson under såväl utveckling som implementering av StaffWell, vårt digitala verktyg för kompentensbevakning.
Ur ett arbetsmiljö- och hamnperspektiv har civilingenjören Johan Johansson ett gediget cv. Han började på hamnen 2008, då som chef för oljeterminalen, för att senare bli chef för bulklagret och därefter produktionschef. Han har varit involverad i hamnens alla system och inte minst i arbetsmiljöarbetet – som med åren blivit en hjärtefråga och som resulterat i att han efter en tids studier kan titulera sig arbetsmiljöingenjör.
– Jag har jobbat mycket med arbetsmiljöfrågor och tycker det är särskilt viktigt i en så riskfylld miljö som en hamn, säger han.
2018 inträffade en fruktansvärd olycka i Oxelösunds hamn då en 20-årig hamnarbetare tragiskt omkom. Händelsen föranledde en stor genomsyn av arbetsmiljöarbetet och sedan dess har man skapat en robust struktur och medvetenhet som involverar hamnens drygt 250 medarbetare.
Det här är också bakgrunden till att LearningWell fick uppdraget att tillsammans med hamnen utveckla ett digitalt verktyg för kompetenshantering som uppfyllde verksamhetens krav på överblick, planering, ordning och reda, och användarvänlighet.
– Det finns många bra system på marknaden och vi undersökte några riktigt bra som vi även övervägde att använda. Men det föll i slutändan på att vi inte fick den överblick vi ville ha för att säkerställa att en individ inte hamnar på en uppgift den inte behärskar. Dessutom saknades möjligheten att skapa en övergripande planering, något som krävs för att möjliggöra ett effektivt och flexibelt användande av arbetsstyrkan över hela företaget.
5 anledningar att använda StaffWell
1. Stort fokus på användarvänlighet
Förr samlade vi krav, certifikat, utbildningar och andra tillgångar i Excellfiler, samt i vårt gamla lönesystem som egentligen var helt omöjligt att överblicka.
I StaffWell har vi skapat en tydlig struktur där man enkelt får koll på vad folk kan. Systemet är lätt att lära ut, lätt att överblicka och HR har en bra struktur för att hålla ordning på obligatoriska utbildningar och tidsplaner.
Det är även enkelt att bygga kompetenskluster (Krav) som består av olika typer av utbildningar och färdigheter (Tillgångar) och genom att använda kravmodulen får man väldigt bra överblick på de faktiska kompetenser som finns tillgängliga för att planeras ut i arbete. Själva systemet är väldigt lätt att sköta och underhålla och har blivit oumbärligt för oss.
2. Enkelt att implementera i verksamheten
I och med att systemet var helt nytt när vi började så fick vi pröva oss fram. Vi diskuterade mycket internt för att få till en enighet. I takt med att data matades in började den ursprungliga strukturen spreta på de olika områdena då nya önskemål och krav dök upp. Vi fortsatte därför att utveckla programmet tillsammans med LearningWell som ledde till förbättringar och förändring av det som inte upplevdes optimalt. Efter några års drift såg vi att vissa delar av verksamheten hade lyckats få till en struktur som blev väldigt bra, och vi insåg att vi hade hittat en struktur som stämde väl in med hur vi från början tänkte oss funktionen.
3. Lätt att sortera krav och tillgångar
För att lyckas med implementeringen är det viktigt att tänka igenom strukturen noggrant och definiera de arbetsuppgifter som man har behov av i sitt företag som Krav. Därefter sorterar man in de Tillgångar som behövs och stoppar in dem i Kravmodulen. Därefter blir det enkelt, man väljer ut vilka personer som ska ha vilka Krav och när det är gjort så ser man direkt om de finns behov av utbildning eller komplettering för respektive arbetstagare och kan planera kompetensutvecklingen därefter.
4. Verktyget är ett viktigt komplement
Ett kompetenshanteringssystem löser dock inte alla problem. Det krävs ordning och reda med tydliga strukturer inom alla områden för att säkerställa en säker arbetsmiljö. Utan struktur går det inte att uppfylla lagen. Och om det trots åtgärder inträffar något, känns det bättre att man haft ordning och struktur.
5. Enkelt att komma i gång med
Det finns mycket ackumulerad erfarenhet i verktyget som man får med sig från start, och en tydlig struktur som är lätt att förstå. Själva implementeringen med utbildning tar cirka två arbetsdagar, sen handlar mycket om hur väl verksamheten förberett sig inför implementeringen och hur strukturerad man är.
