Oxelösunds hamn: "Staffwell har förändrat vårt sätt att arbeta"

Karin Börjeskog är HR-partner på Oxelösunds hamn, och ansvarar bland annat för alla krav- och säkerhetsutbildningar som de flesta av hamnens 250 anställda måste genomföra för att få utföra sina arbetsuppgifter.

Hon började i hamnen 2018, efter den tragiska arbetsolycka då en 20-årig hamnarbetare omkom. Initialt var hon chef över hamnens behovsanställda, och skulle även hålla koll på kravutbildningar i produktion – en tjänstefunktion som uppstod efter olyckan.

Ett intensivt arbetsmiljöarbete som genomsyrade hela organisationen hade tagit vid i samband med dödsolyckan, och behovet av ett system växte fram. Man behövde en tydlig översikt på alla de krav och styrdokument som myndigheter och verksamheten i sig kräver för en säker arbetsmiljö. Och man ville på ett enkelt vis kunna administrera medarbetarnas kompetenser, licenser och andra tillstånd och kunna koppla dem mot alla krav på ett överskådligt vis.

– Industri är väldigt mycket kopplat till lagstiftningen, stora maskiner och tunga lyft. Att samla allt som Excel-dokument och fysiska papper i pärmar, är en riktig "mess". Det går inte att få en ordentlig överblick. Vi hittade inget system på marknaden som tillgodosåg våra behov, och LearningWell fick uppdraget, berättar Karin Börjeskog.

Ungefär samtidigt som Karin, började även Ludvig Johansson Boström arbeta som behovsanställd i hamnen. Han klättrade snabbt i karriären och våren 2020 började han aktivt arbeta med struktur och administrering i StaffWell som året innan hade implementerats i verksamheten.

– Vi gick från en tid 2018 då vi inte hade kommit långt it-mässigt alls. Vi hade inget fungerande sharepoint, vi hade inte rätt systemstöd och sådana grejer. Med tiden blev jag planerare och verksamhetsledare inom ett annat område, där jag bland annat hade som uppdrag att underhålla och fortsatt utveckla StaffWell, berättar Ludvig.

För närvarande är Ludvig inlånad som administratör på underhållsavdelningen där han främst jobbar med digitalisering och utveckling av vissa system. Men har även fungerat som stöd i arbetsmiljöfrågor, processer, instruktioner och förvaltning av befintliga systemstöd. Annars jobbar han som verksamhetsledare inom ett av hamnens fem produktionsområden.

Både Karin och Ludvig beskriver StaffWell som ett embryo som växt fram men att det numera finns mycket ackumulerad kunskap och bra funktioner som nya kunder får med sig.

– Jag har varit med och önskat många nya förbättringar som ni på LearningWell tillgodosett, säger Karin.

StaffWell är idag väl integrerat i hela verksamheten och används som det är tänkt, beroende på befattning.

– Som administratör på underhåll använder jag StaffWell varje dag, i början för att bygga upp en fungerande struktur. Nu är det mest att komma i kapp med dokumentationen. Jag hamrar in tillgångar i form av utbildningar, säger Ludvig.

Som resursplanerare är man däremot inne och kollar och säkerställer att krav är vitt (godkänt) så att operatören får utföra arbetet. Det sker på daglig basis. Framför allt vid in- och utlån av personal.

Karin Börjeskog är också nöjd med systemet. Hon använder StaffWell som ett rent adminverktyg, dels för att administrera alla de kravutbildningar som hamnen måste ha enligt lag, dels för att planera och administrera interna utbildningar.

– Fallskydd är exempel på en kravutbildning alla behöver ha, liksom säkra lyft och heta arbeten. Utöver det har vi flera interna utbildningar, säger Karin.

Personalen utbildas både intern och externt. Internt finns utbildade instruktörer som Karin planerar utbildningsinsatser tillsammans med. Cirka tre gånger om året har hon större planeringar för att se över utbildningsbehovet, annars är hon inne i Staffwell ungefär varannan vecka för att kontrollera att inget lyser ”rött”.

– Staffwell är proaktivt, väldigt lättarbetat och användbart hos oss på HR. Det är en tjusning att det varit så enkelt, då blir det även enkelt att lära sig – även för de som inte sitter vid datorn så mycket.

Vad är det bästa med systemet?

Ludvig: Körtillstånd med dess signeringsfunktion är fantastisk. Det ger en tydlig bild över vilka körtillstånd som är aktuella och aktiva, för både arbetstagare och arbetsgivare.

Karin: Att det är krångelfritt. Jag har aldrig hört ett klagomål, det är faktiskt sant. Det är lätt att förstå och inget system du stör dig på, utan funkar friktionsfritt – vilket är ovärderligt i en bransch där många tragglar med gamla system.

Karin: Det är vattentätt, hela vägen!

Text och foto: Jenny Palmqvist LearningWell